Alapvetés:
A mintapéldány alkalmazása a gyakorlatban elsősorban árubeszerzésre irányuló közbeszerzési eljárásokban merülhet fel.
A mintapéldány a közbeszerzési eljárásban többféle minőségben jelenhet meg, státusza alapvetően meghatározza az alkalmazandó eljárási szabályokat, ezen túlmenően pedig befolyásolhatja az eljárás eredményeként megkötendő szerződés típusát is.
A közbeszerzési eljárásban a mintapéldány benyújtása előírható alkalmassági követelményként és/vagy szakmai ajánlat részeként.
A megkötendő szerződés a mintapéldány közbeszerzési eljárásban betöltött szerepétől és a beszerzési igénytől függően különböző lehet (adásvételi szerződés, szállítási szerződés, fajta és mennyiség szerint meghatározott dolog határidős adásvétele, stb.), azonban a mintapéldánynak meghatározó szerepe különösen a minta szerinti vételre kötött adásvételi szerződés esetén van.
Közbeszerzési eljárás előkészítése során első lépésben annak tisztázása szükséges, hogy az eljárásban mi a mintapéldány benyújtásával elérni kívánt cél:
- az ajánlattevő/részvételre jelentkező alkalmasságának megállapítása;
- a szakmai ajánlat bekérése;
- a 2. pont szerinti esetben minta szerinti vételre szóló adásvételi szerződés megkötése.
A mintapéldány, mint alkalmassági feltétel:
A mintapéldány alkalmassági feltételként történő előírását a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet szabályozza, a műszaki és szakmai alkalmasság igazolásának tárgykörében, az alábbiak szerint:
„21. § (1) Az ajánlattevőnek és a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítéséhez szükséges műszaki, illetve szakmai alkalmassága árubeszerzés esetében – figyelemmel annak jellegére, mennyiségére, rendeltetésére – igazolható (…)
h) a beszerzendő áru leírásával, mintapéldányának, illetve fényképének bemutatásával, amelynek hitelességét az ajánlatkérő felhívására igazolni kell;”
A műszaki-szakmai alkalmasság mintapéldánnyal történő igazolása esetén tekintettel kell lenni az alábbi körülményekre:
- A mintapéldány benyújtása a közbeszerzési eljárás során a 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 69. § (4) és (6) bekezdései értelmében kizárólag utólag, az alkalmasság tételes igazolása esetén kérhető be, ezáltal
- az alkalmassági követelményként előírt mintapéldány nem képezheti tárgyalás alapját (ugyanis törvény által nincs lehetőség a mintapéldány tárgyalás során történő szemrevételezésére, vizsgálatára, stb.), és
- az alkalmassági követelményként előírt mintapéldánnyal szemben nem követelhető meg a műszaki leírásban foglalt előírásoknak való megfelelés abban az esetben, ha a műszaki leírás feltételei tárgyalás alapját képezik, valamint
- az alkalmassági követelményként előírt a mintapéldány benyújtásának elmulasztása esetén hiánypótlást kell elrendelni, mivel ilyen esetben a Kbt. 69. § (5) kötelezően alkalmazandó.
- Mivel a Kbt. 44. § (2) cb) pontja szerinti felsorolás nem tartalmazza a mintapéldányt, az alkalmasság igazolásaként bemutatott mintapéldányra vonatkozó adatok a törvényi feltételek fennállása esetén üzleti titokká nyilváníthatók.
A mintapéldány, mint a szakmai ajánlat része:
Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban előírhatja a szakmai ajánlat részeként mintapéldány benyújtását.
A Kbt. 3. § 37. pontja szerint a szakmai ajánlat "a beszerzés tárgyára, valamint a műszaki leírásban és a szerződéses feltételekben foglalt ajánlatkérői előírásokra tett ajánlat".
A szakmai ajánlat tehát az ajánlatban szereplő tartalmi vállalásként az ajánlat alapját képezi. Ha az ajánlatkérő a szakmai ajánlat részeként mintapéldány benyújtását írja elő, úgy az ajánlattevőnek az ajánlathoz kötelező a megajánlott áru mintapéldányát az ajánlat részéként benyújtania. Az ilyen módon benyújtandó mintapéldány esetében figyelembe kell venni az alábbi körülményeket:
A mintapéldányra vonatkozó előírások meghatározása:
A benyújtott mintapéldány maga az ajánlati vállalás tárgya és ezáltal az ajánlatkérőnek – szemben az alkalmassági követelményként előírt mintapéldánnyal – a Kbt. 58. § valamint a 321/2015. (X.30.) Kormányrendelet műszaki leírásra vonatkozó előírásainak megfelelően meg kell adnia a benyújtandó mintapéldányra vonatkozó előírásokat és követelményeket. Javasolt emellett meghatározni a mintapéldányra vonatkozó, a bírálat során a megfelelőség megállapításához figyelembe veendő információkat tartalmazó dokumentum(ok) benyújtásának előírása.
Fontos kiemelni, hogy közbeszerzési eljárásban a mintát az ajánlattevő szolgáltatja, Ajánlatkérő köteles előírni az ajánlattevő által a szakmai ajánlat részeként benyújtandó mintapéldányra vonatkozó követelményeket és elvárásokat (a közbeszerzési műszaki leírást). Ennek helyettesítésére a tájékozódásul ajánlatkérőnél megtekinthető mintadarab önmagában nem elegendő.
A mintapéldány és a hiánypótlás:
A korábbi közbeszerzési törvény (2011. évi CVIII. törvény) a szakmai ajánlatként benyújtott mintapéldány hiánypótlására nem biztosított lehetőséget, a mintapéldánynak az ajánlati kötöttséget eredményező ajánlat részeként történő benyújtásának elmulasztása valamint a nem megfelelő mintapéldány benyújtása az ajánlat érvénytelenségét eredményezte, mivel a hiánypótlás eredményeként a szakmai ajánlat nem volt módosítható.
A Kbt. jelenleg hatályos szabályozása eltér a korábbi törvény szerinti előírásoktól, és a hiánypótlás lehetőségét a szakmai ajánlatra vonatkozó dokumentumok körére korlátozza (Kbt. 71. § (8) b) pont). Az új törvényi szabályozásra irányadó joggyakorlat hiányában kérdéses, a megfelelő mintapéldány hiányának gyakorlati megítélése.
A jelenlegi szabályozás tükrében azonban a hiánypótlás lehetősége adott lehet abban az esetben, ha az ajánlatkérő a mintapéldány benyújtása mellett az ajánlathoz kötelezően csatolandóként előírta a mintapéldány leírását (bemutatását) tartalmazó dokumentumokat. Ebben az esetben ugyanis a szakmai ajánlatra, mint vállalásra (ezáltal a mintapéldányra is) vonatkozó adatokat ezek a dokumentumok tartalmazzák, az ajánlattevő ezekhez kötve van (ezen dokumentumok tartalmára áll be az ajánlattevő ajánlati kötöttsége), így a megfelelő mintapéldánynak a hiánypótlás keretében történő benyújtására – a Kbt. 71. § (8) b) pont szerinti dokumentumok módosítása nélkül vagy a megengedett jogszabályi keretek között történő módosítása mellett – a lehetőség fennáll. Fontos hangsúlyozni, hogy az itt leírt esetkör a mintapéldányra vonatkozó dokumentáció kötelező előírását és annak ajánlattételi határidőben történő benyújtását feltételezi, egyéb esetekben a megfelelő mintapéldány ajánlattételi határidőig történő benyújtása az ajánlati (műszaki) vállalás elmulasztásaként értékelendő.
A mintapéldány és a tárgyalás:
A tárgyalásos eljárásokban a mintapéldány – tárgyalási alapként történő – alapajánlattal együtt (mintegy tájékoztató jelleggel) történő benyújtása előírható, ebben az esetben az alapajánlattal benyújtott mintapéldányra még nem áll be az ajánlati kötöttség. Ilyenkor a Kbt. 89. § a) pontjában foglaltak irányadóak.
Az alapajánlattal együtt történő benyújtás elmulasztása esetén a fentiekre tekintettel a mintapéldány hiánypótlás keretében pótolható, azonban a végleges (kötöttséget) eredményező ajánlathoz benyújtandó mintapéldányra már az előző („A mintapéldány és a hiánypótlás” című) részben leírtak az irányadóak. A tárgyaláson a műszaki feltételek változásával a mintapéldányra vonatkozó követelmények is változhatnak, ebben az esetben a végleges ajánlatban benyújtandó – kötöttséget eredményező – mintapéldány az alapajánlattal együtt tájékoztató jellegűként benyújtottól eltérhet.
A mintapéldány megfelelőségének vizsgálata:
A szakmai ajánlatként benyújtani kért mintapéldány kiírásnak való megfelelőségét az ajánlatkérőnek az ajánlatok bírálata során kötelezően vizsgálnia kell, ez pedig több olyan körülmény és követelményt is felvet, amelyet az ajánlatkérőnek az eljárás előkészítése során figyelembe kell vennie, és egyértelműsítenie kell a közbeszerzési eljárás Kbt.-nek megfelelő lebonyolítása érdekében. Ezen körülmények mindenekelőtt:
- Amennyiben a mintapéldány megfelelőségének megállapítása valamely az ajánlattevő által csatolandó dokumentum tartalma alapján történik (tehát abban az esetben, ha nincs szükség külön műszaki vizsgálati eljárás – pl. tesztelés – lefolytatására), akkor egyértelműen meg kell határozni az ajánlattevő által az ajánlathoz csatolandó, a mintapéldány megfelelőségét igazoló dokumentumok (vizsgálati jegyzőkönyv, tanúsítvány, igazolás, gyártói műszaki adatlap, stb.) körét.
- Ha a mintapéldány megfelelőségét nem az ajánlattevő által csatolandó valamely dokumentum tartalma alapján állapítható meg, akkor a szakmai ajánlatként becsatolt mintapéldány megfelelőségének megállapítására irányuló – az Kbt. 2. § (1)-(2) bekezdései szerinti alapelveknek megfelelő – eljárást egyértelműen meg kell határozni. Ennek során a vizsgálati eljárás időigényét és lebonyolítási metodikáját az eljárás időbeli ütemezésénél, valamint az eljárási cselekmények tervezésénél kötelezően figyelembe kell venni.
- A mintapéldány megfelelőségének megállapítására irányuló eljárást, az ennek lebonyolításáért, koordinálásáért és a dokumentálásért, vagy ha az eljárását külső szereplő bonyolítja le a kiállított dokumentumok kezelésért, értelmezéséért felelős szervezeti egységet, illetve személyeket ki kell jelölni. Ha a vizsgálati eljárást nem külső szereplő végzi, akkor – a Kbt. 2. § (1) szerinti átláthatóság alapelvének érvényesülését biztosítandó –azt ajánlatkérőnek (prezentálható módon dokumentálnia) kell. Ennek a körülménynek a jelentősége a gyakorlatban különösen az eljárást lezáró döntés meghozatalakor, valamint a vitarendezési és jogorvoslati eljárások során értékelődik fel.
A szakmai ajánlatként benyújtott mintapéldány és az üzleti titok:
Kbt. 44. § az alábbiak szerint rendelkezik:
"(1) A gazdasági szereplő az ajánlatban, részvételi jelentkezésben, hiánypótlásban, valamint a 72. § szerinti indokolásban elkülönített módon elhelyezett, üzleti titkot (ideértve a védett ismeretet is) [Ptk. 2:47. §] tartalmazó iratok nyilvánosságra hozatalát megtilthatja. Az üzleti titkot tartalmazó irat kizárólag olyan információkat tartalmazhat, amelyek nyilvánosságra hozatala a gazdasági szereplő üzleti tevékenysége szempontjából aránytalan sérelmet okozna. A gazdasági szereplő az üzleti titkot tartalmazó, elkülönített irathoz indokolást köteles csatolni, amelyben részletesen alátámasztja, hogy az adott információ vagy adat nyilvánosságra hozatala miért és milyen módon okozna számára aránytalan sérelmet. A gazdasági szereplő által adott indokolás nem megfelelő, amennyiben az általánosság szintjén kerül megfogalmazásra.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában a gazdasági szereplő nem nyilváníthatja üzleti titoknak különösen
e) ha az ajánlatkérő annak benyújtását kéri, az ajánlattevő szakmai ajánlatát, ide nem értve a szakmai ajánlatnak azt a jól meghatározható elemét, amely tekintetében az (1) bekezdésben meghatározott feltételek az ajánlattevő által igazoltan fennállnak és a (3) bekezdés alapján nincs akadálya az üzleti titokká nyilvánításnak.
(3) A gazdasági szereplő nem tilthatja meg nevének, címének (székhelyének, lakóhelyének), valamint olyan ténynek, információnak, megoldásnak vagy adatnak (a továbbiakban együtt: adat) a nyilvánosságra hozatalát, amely a 76. § szerinti értékelési szempont alapján értékelésre kerül, de az ezek alapjául szolgáló – a (2) bekezdés hatálya alá nem tartozó – részinformációk, alapadatok (így különösen az árazott költségvetés) nyilvánosságra hozatalát megtilthatja."
Fontos megjegyezni, hogy a törvény szerint kizárólag az üzleti titkot tartalmazó iratok nyilvánosságra hozatala tiltható meg, maga a mintapéldány pedig jellemzően nem irat. Ebből adódóan a Kbt. alapján kizárólag a mintapéldányra vonatkozó dokumentumokat érintően lehet releváns az üzleti titokká nyilvánítás.
A Kbt. 44. § hivatkozott bekezdéseit figyelembe véve kérdésként merül fel, hogy a mintapéldányra vonatkozó iratok a Kbt. 44. § (1) bekezdése szerinti üzleti titoknak nyilváníthatóak-e.
A szakmai ajánlat fentebb hivatkozott jogszabályi fogalma alapján a szakmai ajánlat a műszaki és a szerződéses feltételekre tett ajánlat együttese.
Amennyiben a mintapéldányra vonatkozó, ajánlatban becsatolt dokumentumok, a megajánlott áru Kbt. 44. § (2) d) pontja szerinti leírását is tartalmazzák, teljes terjedelmükben történő üzleti titokká nyilvánításuk a törvény által tiltott.
A Kbt. 44. § (2) e) pontja szerinti tilalom szempontjából meg kell jegyezni, hogy amennyiben a szerződéses konstrukció (ld.: a minta szerinti vételre irányuló szerződést) teszi szükségessé a mintapéldány közbeszerzési eljárásban történő benyújtását, akkor a Ptk. szabályozására tekintettel a mintapéldányra vonatkozó iratok szerződéses feltételektől való elkülöníthetősége korántsem egyértelmű. A Ptk. ugyanis a minta szerinti vételre – azt az adásvétel különös nemeként minősítve – speciális szabályokat tartalmaz, amelyekre tekintettel a tartalmi értelembe vett elkülöníthetőség az alábbi szabályok ismeretében megkérdőjelezhető:
2013. évi V. törvény (a Polgári Törvénykönyvről)
6:230. § [Minta szerinti vétel]
(1) Ha a felek a szerződés tárgyát képező dolog valamely tulajdonságát mintára hivatkozással határozzák meg, az eladó köteles a minta hivatkozott tulajdonságának megfelelő dolgot szolgáltatni.
(2) Az eladó a dolog fel nem ismerhető hibájáért akkor is szavatol, ha e hiba a mintában is megvolt.
(3) Ha a vevő a mintát nem mutatja fel, őt terheli annak bizonyítása, hogy a minta milyen tulajdonságokkal rendelkezett.
Mindemellett fontos hangsúlyozni, hogy a törvény az üzleti titokká nyilvánítás konjunktív feltételként írja elő a gazdasági szereplőnek be kell mutatnia azokat a körülményeket és a várható aránytalan sérelmeket, amelyeket az üzleti titokká nyilvánítani kívánt információkat tartalmazó iratok nyilvánosságra hozatala okozna.
A fent leírtak tükrében megállapítható, hogy a szakmai ajánlat részeként benyújtandó mintapéldány kapcsán az üzleti titokká nyilvánítás nagyon szűk esetkörben merülhet fel.
Megőrzési kötelezettség:
Függetlenül attól, hogy a mintapéldány alkalmassági követelményként, vagy a szakmai ajánlat részeként került előírásra a minta szerinti vételre irányuló közbeszerzési szerződés megkötését célzó közbeszerzési szerződés esetén különösen jelentős jogi érdek fűződik a benyújtott mintapéldány megőrzéséhez.
Összegző megállapítás:
A mintapéldány közbeszerzési eljárásban történő alkalmazása – tekintettel az erre vonatkozó közbeszerzési és polgári jogi szabályok összetettségére, az eljárás elhúzódásának és a jogviták kialakulásának magas kockázatára – kizárólag akkor javasolt, ha az ajánlatkérő számára a mintapéldánnyal elérni kívánt szándék az előkészítés megkezdése előtt világos és egyértelmű, és a beszerzéssel elérni kívánt cél érdekében nem nélkülözhető.
Szerző: dr. Mester András közbeszerzési szakjogász
