Hatályos összeférhetetlenségi szabályok a közbeszerzésekben - megjelentek a hatósági iránymutatások

Az európai uniós költségvetési források felhasználásának ellenőrzéséről szóló 2022. évi XXVII. törvény (továbbiakban: 2022. évi XXVII. törvény) 81. §-a módosította az összeférhetetlenség szabályait, így 2022. október 11. napjától a korábbinál jóval részletesebb összeférhetetlenségi rendelkezések léptek hatályba a közbeszerzések területén, mind az ajánlatkérőkre, mind az ajánlattevőkre vonatkozóan. 

Ezen szabályokhoz kapcsolódóan 2023.05.25-i dátummal született meg a jogalkalmazás elősegítése érdekében a Közbeszerzési Hatóság keretében működő Tanács várva várt útmutatója, amely 33 oldalon keresztül fejti ki, mutatja be a hatósági álláspontot az összeférhetetlenség valamennyi aspektusát illetően.

Alábbi összefoglalónk inkább egy kiemelés, amely ezen hatósági útmutató általunk kiemelten fontosnak ítélt és/vagy a gyakorlatban vélhetően többször előkerülő kérdésére mutatja be a Hatóság álláspontját, hangsúlyozottan a teljesség igénye nélkül. Mindenkinek ajánljuk tehát az útmutató áttekintését teljes terjedelemben, amelyet ide kattintva elérhetnek, abban az alábbi kiemelt témákon túl számos egyéb kérdésben is iránymutatást találhatnak.

1. A Közbeszerzési Hatóság keretében működő Tanács felhívja a figyelmet arra, hogy az összeférhetetlenség ellenőrzésére, esetlegesen az összeférhetetlenségi nyilatkozatok bekérésére a szerződés teljesítési szakaszában is szükség lehet, mivel az összeférhetetlenség problémáját nem csak a közbeszerzési jog szabályozza, ezért a teljesítési szakaszban más jogszabályokból is következhet, hogy összeférhetetlenségi nyilatkozatokat kell kérni, mint ahogy erre a Bizottsági közlemény is utal:

„E rendelkezés értelmében az ajánlatkérő szerveknek megfelelő intézkedéseket kell hozniuk, és olyan rendszereket kell létrehozniuk, amelyek képesek feltárni, megelőzni és orvosolni a közbeszerzés területén felmerülő összeférhetetlenségeket. Ez a közbeszerzési eljárás valamennyi szakaszára érvényes (az ajánlat elkészítése, az ajánlattevők/részvételre jelentkezők kiválasztása, a szerződés odaítélése, valamint az odaítélést követő szakasz).” 

[A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE Iránymutatás az összeférhetetlenségek költségvetési rendelet szerinti elkerüléséről és kezeléséről (2021/C 121/01) 5.2 „Az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályok a közbeszerzési irányelvekben” alcím]

2. A bírálati cselekmények az eljárást lezáró döntési javaslat elkészüléséig tartanak, így egy személynek a döntési javaslat megfogalmazása előtt bármilyen rövid idővel történő bevonása nyilatkozattételi kötelezettséget keletkeztet.

3. A Jogalkotói indokolás szerint a többszöri nyilatkozat alapvetően ahhoz kötődik, hogy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplők személyének ismertté válása után is nyilatkozzanak a résztvevők. Megfelelő az ajánlatkérő eljárása akkor is, ha a bírálat folyamata tekintetében a részvételi jelentkezések benyújtását követően egyszer kér nyilatkozatot az általa bevont személyektől, azaz nem kér külön-külön nyilatkozatot a részvételi jelentkezések és ajánlatok bírálata kapcsán.Természetesen, ha új személy kerül később bevonásra az ajánlatok bírálatába, aki a részvételi szakaszban nem vett részt, akkor az új személynek a bevonásakor nyilatkoznia kell.

4. Abban az esetben, ha a döntéshozó csak az eljárás előkészítésében és a döntésben vesz részt, a bírálatban egyáltalán nem, az ő esetében szintén elegendő lehet kétszer nyilatkozni az összeférhetetlenségről. Abban az esetben, ha a fenti döntéshozó feladata például a hiánypótlási felhívások aláírása is, már nem mondható el, hogy ne venne részt a bírálati szakaszban, így erre a folyamatra vonatkozóan is szükséges nyilatkozatot benyújtania a döntéshozónak.

5. A döntéshozatali folyamat megkezdését megelőzően szükséges a nyilatkozatok bekérése, mely történhet például az egyszemélyi döntéshozó/ testület részére történő dokumentum (ajánlatok, hiánypótlások, kizáró okok, alkalmassági követelmények ellenőrzési dokumentumai) megküldést megelőzően.

Amennyiben az egyszemélyi döntéshozó/testület tagjai az ülést megelőzően nem kapják meg a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumokat, illetve nem vesznek részt semmilyen módon az eljárás korábbi előkészítési, bírálati folyamataiban – akkor a döntést/testületi ülést közvetlenül megelőzően is elegendő a nyilatkozat megtétele.

6. A Kbt. 69. § (2) bekezdés szerinti közbenső döntés esetében, mivel ez a döntés a bírálati szakasz részeként történik, a döntéshozónak is kell a bírálati szakaszra vonatkozóan is összeférhetetlenségi nyilatkozatot tennie.

7. Ha az ajánlatkérőre vonatkozó szabályok értelmében pl. tulajdonosi joggyakorlói (alapítói) jóváhagyás van előírva az adott kötelezettségvállaláshoz, akkor az ajánlatkérő köteles beszerezni a tulajdonosi joggyakorló részéről bevont személyek összeférhetetlenségi nyilatkozatait is.

8. Érdekeltségi nyilatkozat: az érintett és a Ptk. szerinti hozzátartozóinak az üzleti érdekeltségeiről szóló nyilatkozata.

A Jogalkotói Indokolás felhívja a figyelmet arra, hogy az érdekeltségi nyilatkozatok alkalmazása akkor hatékony, ha azokhoz a hamis nyilatkozatok azonosítását célzó ellenőrzés is társul. Ilyen ellenőrzésre sor kerülhet különösen a más információforrásokkal való összevetés útján, így például a cégnyilvántartásban nyilvánosan elérhető adatok alapján az ajánlatkérő ellenőrizheti, hogy talál-e kapcsolatot az ő részéről az eljárásban részt vevő személyek és az ajánlattevők között vagy részletesebb nyilatkozatot is kérhet az ajánlatkérő a bevont személyektől pl. üzleti érdekeltségeikről. A nyilatkozatok valóságtartalma ellenőrzésének módjáról az ajánlatkérő a közbeszerzési szabályzatában rendelkezhet. A Közbeszerzési Hatóság keretében működő Tanács megítélése szerint az érdekeltségi nyilatkozatot az összeférhetetlenségi nyilatkozat részeként is lehetséges bekérni az érintettektől.

Az érdekeltségi nyilatkozatot minden esetben általános jelleggel kell az érintettnek megtennie, az összes érdekeltsége vonatkozásában, nem kizárólag azon érdekeltségére, melyet ő relevánsnak tart az adott közbeszerzési eljárás tekintetében. 

9. Az ajánlatkérőnek a rendelkezésére álló lehetőségekhez képest mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy a döntéshez szükséges információk birtokába kerüljön —különösen az uniós támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárás esetén — és amennyiben ajánlatkérőnek bármilyen információ tudomására jut az eljárásban résztvevők összeférhetetlenségére vonatkozóan, szükséges lehet például az információknak nyilvános adatforrásokkal való összevetése is. Ilyen lehet különösen: internet segítségével végzett ellenőrzések, nyilvános médiainformációk. (A médiából származó információk önmagukban nem minősülnek bizonyítéknak, így az ajánlatkérőnek minden rendelkezésére álló eszközzel ellenőriznie kell azok valóságtartalmát és azt, hogy hatással lehetnek-e a közbeszerzési eljárásra.) Ezen vizsgálat terjedelmére, mélységére vonatkozóan az ajánlatkérőnek a közbeszerzési szabályzatában javasolt kitérnie.

10. Az összeférhetetlenségi nyilatkozatnak célszerű az alábbi információkat tartalmaznia:

• az érintett személy személyes adatait (név, születési dátum);
• az érintett személynek a szervezetben betöltött szerepét;
• az érintett személynek a közbeszerzési eljárásban betöltött szerepét;
• a közbeszerzési eljárás beazonosítható megnevezését;
• azt, hogy a nyilatkozat a közbeszerzési eljárás mely folyamatához kapcsolódik;
• arra vonatkozó nyilatkozatot, hogy a Kbt. 25. § szerinti összeférhetetlenségi szabályokat megismerte, és ennek tudatában teszi meg jelen nyilatkozatot;
• arra vonatkozó nyilatkozatot, hogy tudomása szerint saját maga tekintetében fennáll-e a Kbt. 25. § szerinti bármely összeférhetetlenség;
• arra vonatkozó nyilatkozatot, hogy fennáll-e vele kapcsolatban olyan körülmény, mely összeférhetetlenséget eredményezhet (kockázat), adott esetben ezen körülmények részletes ismertetését (pl. üzleti érdekeltségekről és arról a tényről, hogy valamely hozzátartozó vonatkozásában fennáll-e releváns érdekeltség) [érdekeltségi nyilatkozat];
• kötelezettségvállalást arra vonatkozóan, hogy összeférhetetlenségi helyzet, vagy annak kockázata esetén haladéktalanul jelzi ezt;
• titoktartásra vonatkozó rendelkezéseket;
• az esetlegesen felmerülő összeférhetetlenség bejelentésének módját;
• aláírást, dátumot.

11. Az ajánlatkérőnek célszerű nyilvántartást vezetnie a közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő oldalán részt vevő személyekről, illetve arról, hogy ki melyik eljárási folyamatba és mikor került bevonásra. Ez alapján megállapítható, hogy kinek mikor szükséges az összeférhetetlenségi nyilatkozatot benyújtani, illetve hogy adott személynek akár több nyilatkozatot is be kell nyújtani. 

Az ajánlatkérőnek a benyújtott nyilatkozatokat meg kell őriznie, azok benyújtásának időpontját célszerű nyilvántartania a későbbi ellenőrzés megkönnyítése érdekében. Szintén ebbe a nyilvántartásba célszerű felvezetni azt is, ha valaki jelzi, hogy vele kapcsolatban időközben összeférhetetlenség merült fel, ami szükségessé teszi az általa ellátott feladat tekintetében más személy belépését is a közbeszerzési eljárásba. Tekintettel a nyilatkozatokban található személyes adatokra, információkra, ezek kezelése az ajánlatkérő adatkezelési szabályzatának megfelelően szükséges, javasolt a nyilatkozatok zárt helyen történő őrzése is.

12. Az összeférhetetetlenséggel kapcsolatos bejelentés módját a közbeszerzési szabályzatban célszerű szabályozni, úgymint:

• kinek kell bejelenteni (pl. felettes vezető, bírálóbizottság, bírálóbizottság elnöke, döntéshozó);
• haladéktalanul be kell jelenteni;
• milyen formában kell bejelenteni (szóban vagy írásban; szóbeli jelzés esetén is célszerű írásban benyújtott nyilatkozatot is kérni);
• mit kell tartalmaznia a bejelentésnek (milyen tény, mikor jutott a tudomására, milyen összeférhetetlenségi helyzet keletkezett, mennyiben befolyásolta ez a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó cselekedeteit).

13. Az objektíven összeférhetetlennek tekinthető helyzetek közé tartozhat például, ha:

• az eljárás előkészítésében részt vevő személy hozzátartozója az eljárás tárgya szerinti tevékenységet folytató, illetve ilyen területen működő cég vezető tisztségviselője, amennyiben a hozzátartozó által vezetett cég távolmaradási nyilatkozatot (lásd: 8. pont) tesz, de ezen nyilatkozata ellenére megjelenik a közbeszerzési eljárásban az ajánlattevői oldalon, az összeférhetetlenségnek minősül, ha viszont a távolmaradási nyilatkozatot tevő nem indul el a közbeszerzési eljárásban az ajánlattevői oldalon, akkor nem áll fenn az összeférhetetlenség. A fenti példával kapcsolatban kiemelést érdemel, hogy ettől elkülönült esetet jelent az a helyzet, amikor az előkészítésbe érdekelt gazdasági szereplőt von be az ajánlatkérő [Kbt. 25. § (8) bekezdés], ami ugyan összeférhetetlenség, bár a bevonás nem tilos, de a bevont gazdasági szereplő inkább távolmaradási nyilatkozatot tesz, amivel megelőzi az összeférhetetlenségét.
• a bírálóbizottság tagja, vagy a döntéshozó az ajánlattevő, részvételre jelentkező, alkalmasság igazolásában résztvevő, alvállalkozó tagja, tulajdonosa, képviselője;
• a bírálóbizottság tagjának, vagy a döntéshozónak a hozzátartozója az ajánlattevő, részvételre jelentkező, alkalmasság igazolásában résztvevő, alvállalkozó tagja, tulajdonosa, képviselője;
• az ajánlatkérő eljárás előkészítésében résztvevő munkavállalója az ajánlattevő, részvételre jelentkező, alkalmasság igazolásában résztvevő, alvállalkozó alkalmazottja, vagy ezek hozzátartozója.

További példák a Bizottsági közlemény alapján:

• az ajánlatkérő oldalán a közbeszerzési eljárás előkészítésében vagy a döntésben kompetens személy egyidejűleg tanácsadói munkát végez az ajánlattevő részére;
• az ajánlatkérő oldalán a közbeszerzési eljárás előkészítésében vagy a döntésben kompetens személy nemrégiben egy ajánlattevőnél volt alkalmazásban és az érintett közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó feladatkörben dolgozott.

14. A Bizottsági közlemény az összeférhetetlenség fennállása / megállapítása kapcsán arra is felhívja a figyelmet, hogy nincs szükség az összeférhetetlenség konkrét döntéshozatali folyamatra gyakorolt tényleges hatásának bizonyítására (az összeférhetetlenség fogalommeghatározásában szereplő vélelemből („összeférhetetlenségnek tekinthető”) is adódóan). Különösen nincs szükség annak bizonyítására, hogy az összeférhetetlenséget szándékosan a nyertes ajánlattevő javára használták fel (ez csak a csalárd szabálytalanság megállapítása szempontjából lenne releváns). [A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE Iránymutatás az összeférhetetlenségek költségvetési rendelet szerinti elkerüléséről és kezeléséről (2021/C 121/01) 5.2. „Az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályok a közbeszerzési irányelvekben” alcím]

A Jogalkotói Indokolás szerint: 

„A (4) bekezdés szerinti összeférhetetlenség minden olyan helyzetet magában foglal, ahol valamely olyan objektív körülmény áll fenn, amely befolyásolja az adott személy vagy szervezet függetlenségébe és pártatlanságába vetett bizalmat. Az összeférhetetlenség tehát egy olyan helyzet (pl. az értékelésben részt vevő személy és az egyik ajánlattevő vállalkozás tagja közötti rokonság), amely egy objektivizált mérce szerint alkalmas arra, hogy akadályozza az érintett személy vagy szervezet pártatlan feladatellátását. Nem szükséges azonban, hogy az ajánlatkérő részéről eljáró személy valóban elfogultan járjon el és szintén nem szükséges szándékos cselekmények bizonyítása az érintettek részéről.”

15. Példák a lehatárolásra az ajánlatkérői oldalon:

• az ajánlatkérő az előkészítési, bírálati folyamattól távol tartja az érintett személyt (pl. polgármestert), az érintett által ellátott feladatokat szabályozottan más személyekre delegálja;
• az ajánlatkérő a döntési jogkört az érintettről szintén másra helyezi át,
• amennyiben lehetséges, akkor az érintett személynek a közbeszerzési eljárásban közreműködő munkavállalók feletti munkáltatói jogait is át kell telepíteni a szervezeten belül más személyre.

Példák a lehatárolásra az ajánlattevői oldalon:

• az érintett érdekelt cég vonatkozásában is biztosítani lehet, hogy lehetőség szerint ne függjön az ajánlatkérőtől pl.: az ajánlatkérő képviselője a gazdasági szereplőnél fennálló tulajdonosi képviselői pozíciójában nem dönt közbeszerzési ügyekben, e tekintetben nem gyakorol utasítási jogot, stb.

16. Amennyiben az ajánlatkérő például külsős tervező szolgálatait veszi igénybe a kivitelezési tárgyú közbeszerzési eljárás terveinek az elkészítéséhez, akkor a tervezővel kötött megbízási szerződésnek ki kell térnie arra is, hogy a tervezőnek a kivitelezésre irányuló közbeszerzési eljárás előkészítésében, lefolytatásában lesz-e aktív szerepe, kell-e támogatnia az ajánlatkérőt a kiegészítő tájékoztatások megadása során, a helyszíni bejáráson vagy akár az ajánlatok bírálata során. 

Amennyiben a tervező aktív közreműködése elvárt az ajánlatkérő részéről az eljárás egész folyamán, akkor ezzel a tervező vállalja azt is, hogy – összeférhetetlenség okán – nem indulhat az eljárásban ajánlattevőként.

17. Abban az esetben, ha egy 2022. október 11-ét követően indított közbeszerzési eljárás előkészítésében részt vett a tervező, aki utóbb ajánlattevőként is megjelenik, a Kbt. 25. § (8) bekezdése szerint kell eljárnia az ajánlatkérőnek, tekintet nélkül arra, hogy az eljárás megindításakor a 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 18. §-a még hatályban volt- e vagy sem.

Forrás:

Közbeszerzési Hatóság keretében működő Tanács útmutatója az összeférhetetlenséggel kapcsolatban 

https://www.kozbeszerzes.hu/media/documents/Utmutato_osszeferhetetlenseg.pdf