Tippek a közbeszerzési dokumentumok Elektronikus Közbeszerzési Rendszernek (EKR) megfelelő átalakításához

2018. január 15.

A 2018.04.15-től kötelezően alkalmazandó Elektronikus Közbeszerzési Rendszer miatt a Közbeszerzési Dokumentumokat több helyen át kell alakítani, erre adunk ötleteket, javaslatokat

A 2018. január elsejétől hatályba lépett, az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) a közbeszerzési eljárásokat lebonyolító, ajánlatkérőket képviselő közbeszerzési szakembereket (is) kemény kihívás elé állítja.

A Rendelet által bevezetett Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) gyakorlati alkalmazásának elsajátításán túlmenően komoly feladat az egyes közbeszerzési eljárásokban alkalmazott közbeszerzési dokumentumoknak a Rendelet szabályainak megfelelő testreszabása.

A jelen cikkben – a teljesség igénye nélkül – igyekszünk hasznos tippeket adni az ajánlatkérői oldalt (is) képviselő közbeszerző társainknak (felhívva a figyelmet az új szabályok által eszközölt, közbeszerzési dokumentumokat érintő változásokra, amellett, hogy a konkrét szöveges megfogalmazásokat a lebonyolítókra bízzuk) ahhoz, hogy eljárási dokumentumaikat hatékonyabban tudják az új szabályozás általános rendelkezéseihez igazítani.[1]

A lentiekben vastagon szedve emeljük ki a releváns jogszabályhelyeket és a hozzájuk társított instrukciókat.

Elöljáróban fontosnak tartjuk leszögezni, hogy az EKR alkalmazása következtében felértékelődik a gazdasági szereplők megfelelő tájékoztatása, ezáltal pedig az ajánlat és a részvételi jelentkezés elkészítésével kapcsolatban a Kbt. 57. § (1) b) pont szerinti, az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére szükséges információkról szóló tájékoztatás, mint közbeszerzési dokumentum.

 

Kommunikáció

A Rendelet 2. § (1) bekezdése a közbeszerzési eljárásban főszabályként kötelezővé teszi az EKR-ren keresztül írásban történő elektronikus kommunikációt, ezért közbeszerzési dokumentumokban nyújtott tájékoztatásban érdemes felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra a körülményre, hogy nyilatkozataik, kérdéseik, kérelmeik, részvételi jelentkezésük illetve ajánlatuk, stb. más módon nem nyújthatóak be.

Az elektronikustól eltérő kapcsolattartási forma alkalmazására a Rendelet 2. § (6) bekezdése és a 3. § (1) bekezdése szerint, kivételes esetekben és korlátozott mértékben van lehetőség. Amennyiben azonban az ajánlatkérő élni kíván a Rendelet 3. § (1) bekezdése által biztosított lehetőséggel, a közbeszerzési dokumentumokban ajánlott tájékoztatást nyújtani arról, hogy mely benyújtandó dokumentumok, nyilatkozatok, stb. esetén fog az ajánlatkérő az elektronikustól eltérő kapcsolattartási formát alkalmazni.

Ezen túlmenően a fent megjelölt jogszabályhelyek szerinti esetekben – különösen, ha a közbeszerzési eljárás közbeszerzési ellenőrzés mellett kerül lebonyolításra – javasolt a közbeszerzési dokumentumokban az eltérő kapcsolattartási forma alkalmazásának indokáról is tájékoztatást nyújtani.

Informatika

Az EKR alkalmazásának következtében a közbeszerzésben való részvétel új kommunikációs síkra terelődik, ahol az informatikai környezet adta lehetőségek és korlátok nem hagyhatóak figyelmen kívül. A Rendelet 5. § (2) bekezdése nyomán a közbeszerzési dokumentumok kötelező tartalmi elemévé válik az EKR-ben csatolt formában benyújtandó dokumentumok informatikai jellemzőire vonatkozó követelményekről szóló tájékoztatás. Ezen előírások körében az ajánlatkérőnek javasolt kitérnie az alkalmazható fájlformátumokra, a megengedett fájlméretére, adott esetben a fájlnév méretére. Érdemes lehet meghatározni, hogy ajánlattevő csak nem módosítható fájlok benyújtását fogadja el, amennyiben azonban van olyan dokumentum, amelynek a szerkeszthető formában (is) történő benyújtására szükség van, akkor erre feltétlenül ki kell térni. Praktikus, ha ajánlatkérő előre rögzíti, hogy mely fájlformátumok azok, amelyeket – a Kbt. az esélyegyenlőség és a rendeltetésszerű joggyakorlás alapelveinek megfelelve – biztosan nem fogad el.

 

Ajánlott felhívni a gazdasági szereplők figyelmét, arra hogy az informatikai követelményektől az ajánlattevők csak saját felelősségükre térhetnek el, továbbá arra hogy ajánlatkérő a Rendelet 11. § (2) és (3) bekezdését szükségszerűen alkalmazza.

 

Amennyiben az ajánlatkérő - szükség esetén - nem széles körben rendelkezésre álló alkalmazások/berendezések használatát követeli meg, a közbeszerzési dokumentumokban célszerű részletes tájékoztatást nyújtania arról, hogy a Rendelet 5. § (3) a)-b) pontok előírásainak való megfelelést ajánlatkérő milyen módon valósította meg az adott eljárásban. A tájékoztatásnak minimális tartalmi elemei lehetnek például az alkalmazandóként megjelölt berendezés/alkalmazás megnevezése, helyének/elektronikus elérési útvonalának megjelölése, adott esetben az ideiglenes kódok megkérésének/ajánlatkérő általi rendelkezésre bocsátása módjának ismertetése, annak megjelölése, hogy az alkalmazás/berendezés használata az ajánlat/részvételi jelentkezés mely részének összeállításához megkövetelt, stb.

 

Képviselet

Az EKR-en keresztül történő kommunikáció elkerülhetetlenné tette a képviseletre vonatkozó szabályok eljárás keretei közötti újragondolását. Fontos, hogy az ajánlattevők tisztában legyenek azzal, hogy az elektronikusan bonyolított közbeszerzési eljárásban – a korábbiakhoz képest újdonságként – a Rendelet 13. § (1) bekezdése új képviseleti vélelmet állít fel, ajánlatos tehát felhívni a figyelmet arra, hogy az eljárásban az a személy, aki az EKR-ben az gazdasági szereplő részéről a nyilatkozattételhez szükséges hozzáféréssel és jogosultsággal rendelkezik, az a gazdasági szereplő képviselőjének tekintendő, továbbá arra, hogy az EKR-ben kitöltött űrlap a gazdasági szereplő eredeti nyilatkozatának minősül.

 

Fontos változás, hogy az EKR-en keresztül történő részvételre jelentkezés, illetve ajánlattétel során a részvételi jelentkezés, illetve az ajánlat – közös jelentkezés/ajánlattétel esetén (is) – technikailag kizárólag egy gazdasági szereplő által (ez utóbbi a továbbiakban: Benyújtó) nyújtható be. A fent említett képviseleti vélelem nem érinti, és nem helyettesíti a közbeszerzési eljárásban közösen induló gazdasági szereplőkre kötelezően alkalmazandó Kbt. 35. § (2) bekezdése szerinti képviselő kijelölést, a Rendelet 13. § (3) bekezdése alapján az erre irányuló meghatalmazás a közös indulás esetén a közös részvételre jelentkezők, illetve közös ajánlattevők által megtenni előírt közös jelentkezésről/ajánlattételről szóló nyilatkozatnak, illetve együttműködési megállapodásnak továbbra is tartalmaznia kell. (Bár a meghatalmazás külön okiratban is megtehető, az imént említett megoldás alkalmazása a benyújtandó nyilatkozatok számának csökkentése és az egyező okirati forma miatt célravezetőbb megoldásnak tűnik.)

 

Bár a Rendelet egyértelműen, speciális felelősségi alakzatként szabályozza a Benyújtó felelősségét, célszerű felhívni a figyelmet arra, hogy a hivatkozott bekezdésre tekintettel a Benyújtónak, az általa elektronikusan megtett nyilatkozatok a rendelkezésére bocsátott adatoknak való megfelelősségéért való, a Rendelet 13. § (2) bekezdése szerinti felelőssége a közösen induló gazdasági szereplők szerződés teljesítéséért való, Kbt. 35. § (6) bekezdés szerinti egyetemleges felelősségét nem érinti.

 

Amennyiben az ajánlattevő/részvételre jelentkező az alkalmasságának igazolása során más személy szervezet (a továbbiakban: kapacitást nyújtó szervezet) kapacitására kíván támaszkodni, a Kbt. 67. § (1) és (3) bekezdése alapján be kell nyújtania a kapacitást nyújtó szervezet egységes európai közbeszerzési dokumentumát (a továbbiakban: ESPD), és adott esetben a kapacitást nyújtó szervezet által megtenni előírt további nyilatkozatokat. Azonban figyelemmel kell lenni arra – itt visszautalva az előző bekezdésben írtakra – hogy az EKR-ben a kapacitást nyújtó szervezet nyilatkozatait is – technikai okokból – csak a Benyújtó tudja megtenni. A közbeszerzési eljárásban való képviseletnek az erre az esetre irányadó szabályozását a Rendelet. 13. § (4) bekezdése tartalmazza, amelynek nyomán fel kell hívni a gazdasági szereplők figyelmét arra, hogy ebben az esetben az ajánlatnak/részvételi jelentkezésnek kötelező tartalmi elemét képező, a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerint csatolandó, kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak tartalmaznia kell tartalmaznia kell a kapacitást nyújtó szervezet által tett, az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező részére szóló meghatalmazást arra, hogy az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az adott szervezet képviseletében eljárhat.

 

Amennyiben a kapacitást nyújtó szervezet adatait az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező a gazdasági és pénzügyi alkalmasság igazolásához felhasználja, úgy az előző bekezdés szerinti meghatalmazást a részvételi jelentkezésben kell benyújtani.

 

Érdemes tájékoztatást nyújtani arról, hogy a Rendelet 13. § (3) és (4) bekezdései szerinti meghatalmazások a benyújtandó ajánlat/részvételi jelentkezés kötelező tartalmi elemei.

 

A közbeszerzési dokumentumok közzététele, elérése, érdeklődés az eljárás iránt

A Kbt. által 2015. november 1-től elindított elektronikus közzététel módja az EKR-ben lefolytatott eljárásokban egységesítésre kerül, a közzététel az EKR rendszerben valósul meg, így az eljárást megindító felhívásban a közbeszerzési dokumentumok elérhetőségeként a közbeszerzési dokumentumok EKR elérhetőségét kell megjelölni a Rendelet 14. § (1) bekezdése alapján.

A közbeszerzési dokumentumok EKR-en keresztüli elérhetősége következtében a Rendelet 20. § (3) bekezdése az EKR-en keresztül folytatott közbeszerzési eljárásokban megtiltja a közbeszerzési dokumentumoknak a legalább egy ajánlattevő/részvételre jelentkező, illetve az ajánlatban/jelentkezésekben megjelölt alvállalkozó általi kötelező átvételének előírását, így korábbi közbeszerzési dokumentumainkból a Kbt. 57. § (2) bekezdése alapján tett előírásokat törölni kell.

Az utóbbi bekezdésben hivatkozott a szabály egyértelműen mentesíti az ajánlattevőt annak kötelező bizonyítása alól, hogy a közbeszerzési dokumentumokat elérte, és bizonyos szemszögből nézve az ajánlatkérő számára is könnyebbséget jelent a bírálatot érintően.

(Megjegyezzük, a Kbt. 57. § (2) bekezdése alkalmazásának tilalma erősen aggályos a Kbt. 39.§ (2) bekezdése szerint elektronikusan rendelkezésre nem bocsátott közbeszerzési dokumentumok tekintetében, ugyanis utóbbiak elérése nélkül a közbeszerzési eljárás feltételrendszerének teljeskörű megismerése és ez által a megfelelő ajánlattétel/kellően megalapozott részvételre jelentkezés nehezen képzelhető el.)

 

A Kbt. szerinti terminológiát hivatott pontosítani a Rendelet 11. § (5) bekezdése, amelynek nyomán ajánlott felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra, hogy az eljárásban érdeklődő gazdasági szereplőnek csak az tekinthető, aki az eljárás iránti érdeklődését az eljárásra vonatkozóan az EKR-ben(!) jelezte. Azon gazdasági szereplők tekintetében ugyanis, amelyek érdeklődésüket csak az EKR-en kívül, egyéb módon (pl. e-mailben) jelezték, az ajánlatkérő mentesül a Kbt. által előírt egyidejű tájékoztatási, megküldési, értesítési kötelezettsége alól.

 

Benyújtás, visszavonás, bontás

A ”Kommunikáció” pontban már szót ejtettünk a benyújtás módjáról. Ezen túlmenően azonban, a Rendelet 15. § (3) bekezdésére tekintettel, indokolt tájékoztatni a gazdasági szereplőket arról, hogy ajánlatuk/részvételi jelentkezésüknek az ajánlattételi/részvételi határidő lejártáig (és nem a bontás időpontjáig) kell beérkeznie. Kiemelendő, hogy az ajánlattételi/részvételi határidőre a Rendelet 17. § (1) bekezdése nem alkalmazandó, ez ugyanis az egyes eljárási cselekmények határidejére vonatkozó szabály. Az ajánlattételi/részvételi határidőt befolyásoló üzemzavar esetén ugyanis az ajánlatkérő a Rendelet 16. § (1)-(3) bekezdéseiben foglaltak szerint köteles eljárni.

A Rendelet 17. § (1) bekezdése szerinti szabályra való hivatkozás mind a közbeszerzési dokumentumok tájékoztató részében, mind pedig az egyes eljárási cselekményekre vonatkozó konkrét felhívásokban – hiánypótlási felhívás, felvilágosítás-kérés, árindoklás-kérés, ajánlat fenntartására irányuló felkérés, stb. – indokolt.

A közbeszerzési dokumentumokban nyújtott tájékoztatásban a Rendelet 12. § (1) bekezdésében foglaltakra figyelemmel javasolt kiemelni, hogy az elektronikus dokumentum beérkezésének ideje minden esetben az automatikus visszaigazolásban szereplő időpont.

A felhívásban a benyújtás címeként a Rendelet 14. § (2) bekezdése alapján az EKR internetcíme jelölendő.

Az ajánlat/részvételi jelentkezések módosítására az EKR-en keresztül lefolytatott közbeszerzési eljárásokban is biztosított a lehetőség, azonban tanácsos felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra, hogy a Rendelet 18. §-a alapján – a Kbt. szabályozásától eltérően – a benyújtott részvételi jelentkezésük/ajánlatuk kizárólag annak visszavonását követően, új ajánlat/részvételi jelentkezés benyújtásával módosítható.

Indokolt tájékoztatást nyújtani az gazdasági szereplőknek arról a tényről, hogy az EKR a Rendelet 15. § (2) bekezdése alapján az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontására a benyújtási határidő lejártánál 2 órával később kezdi meg – mivel ez a Kbt. szabályaitól való jelentős eltérés. Összhangban a Kbt. 50. § (2) r) pontjával, a bontás időpontját – mint kötelező elemet – az ajánlati, ajánlattételi és a részvételi felhívásnak tartalmaznia kell. Az EKR rendszer a felhívások előkészítése során a benyújtási határidő rögzítése után automatikusan tölti ki a bontás időpontját (a benyújtási határidőhöz automatikusan „hozzáad” 2 órát).

 

A benyújtandó dokumentumokra vonatkozó előírások

A Rendelet 10. § (2) bekezdése alapján fontos felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra a körülményre, hogy amennyiben az ajánlatkérő valamely benyújtandó nyilatkozatra vonatkozóan űrlapot bocsátott rendelkezésre, úgy az űrlap kitöltése kötelező.

Amennyiben az eljárásban hitelesített dokumentum benyújtása kötelező, a közbeszerzési dokumentumokban elhelyezett tájékoztatásban ismertethetőek a Rendelet 10. § (3) bekezdése szerinti, a hitelesített dokumentumokra vonatkozó szabályok.

Hasonlóképp ajánlott a közvetlenül valamely követelés érvényesítésének alapjául szolgáló nyilatkozatok benyújtásával kapcsolatosan – a Rendelet 10. § (4) bekezdésére tekintettel – hivatkozni a polgári perrendtartásról 2016. évi CXXX. törvény 325. §-ának vonatkozó pontjaira.

A Rendelet 11. § (4) bekezdése az ajánlat/részvételre jelentkezés összeállítására vonatkozóan rendelkezik az üzleti titokká nyilvánított dokumentumok elhelyezésének módjáról. Tekintettel arra, hogy a rendelet kötelező jelleggel előírja, hogy a gazdasági szereplő az üzleti titkot tartalmazó dokumentum elkülönített elhelyezésére az EKR-ben erre szolgáló funkciót alkalmazza, ajánlatkérőnek érdekében áll, hogy tájékoztatást nyújtson arról, hogy az üzleti titokká nyilvánított dokumentumok e funkció alkalmazása nélkül történő elhelyezése nem fogadható el.

 

Az ajánlott nyilatkozat-mintákat érintő néhány változás

  • A Rendelet 20. § (4) bekezdése következtében az ajánlattevők/részvételre jelentkezők a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló törvény hatálya alá tartozásáról szóló nyilatkozatra (Kbt. 66. § (4) bekezdése szerinti nyilatkozat) nyilatkozatminta a továbbiakban már nem alkalmazandó – figyelemmel arra, hogy az hivatkozott nyilatkozat megtétele a Rendelet 6. § (7) bekezdése szerint történik.

 

  • A felolvasólapot az ajánlatkérőnek a Rendelet 11. § (1) bekezdése szerint minden esetben űrlap formájában kell elkészítenie.

 

  • Az egyszakaszos eljárásokban, valamint a többszakaszos eljárások ajánlattételi szakaszában az ajánlattevők részére a Rendelet 12. § (2) bekezdésének szabályai okán célszerű nyilatkozatmintát rendelkezésre bocsátani (a nyilatkozattételi kötelezettségről szóló, a közbeszerzési dokumentumokban/felhívásban tett előírások mellett) a kizáró okok fenn nem állását és az alkalmassági követelmények teljesülését bizonyító korábbi igazolások figyelembe vételét érintően. E nyilatkozatmintában célszerű lehetőséget biztosítani az arra, hogy az ajánlattevő nyilatkozzon arra vonatkozóan, hogy az eljárás során kívánja-e korábbi közbeszerzési eljárásban felhasznált nyilatkozat figyelembevételét, és ha igen, akkor konkrétan jelölje meg, hogy a nyilatkozattal érintett kizáró okok körét és alkalmassági követelmény(eke)t.

 

Bízunk abban, hogy a fent írtak segítséget nyújtanak az EKR-rel történő közbeszerzésre való felkészülés során.    

Szerző:

dr. Mester András közbeszerzési szakértő (Target Consulting)


[1] Cikkünk az elektronikus árlejtésre vonatkozó speciális szabályokat nem érinti.

Ügyfélkapu

Jelszóemlékeztető
további híreink

Aktuális

Megjelent a Közbeszerzési Értesítő Plusz 2. száma

Megjelent a Közbeszerzési Értesítő Plusz 2. száma

2019. február 22.

A Közbeszerzési Hatóság közzétette az idei évben bevezetett új kiadvány,, a Közbeszerzési Értesítő Plusz 2. számát!

bővebben
Új hatósági útmutatók jelentek meg!

Új hatósági útmutatók jelentek meg!

2019. február 18.

Hatályosított útmutatók jelentek meg a 2019. április 18. napjától hatályos módosításokkal is összefüggésben a Közbeszerzési Hatóság oldalán

bővebben