Tippek a közbeszerzési dokumentumok Elektronikus Közbeszerzési Rendszernek (EKR) megfelelő átalakításához

2018. január 15.

A 2018.04.15-től kötelezően alkalmazandó Elektronikus Közbeszerzési Rendszer miatt a Közbeszerzési Dokumentumokat több helyen át kell alakítani, erre adunk ötleteket, javaslatokat

A 2018. január elsejétől hatályba lépett, az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) a közbeszerzési eljárásokat lebonyolító, ajánlatkérőket képviselő közbeszerzési szakembereket (is) kemény kihívás elé állítja.

A Rendelet által bevezetett Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) gyakorlati alkalmazásának elsajátításán túlmenően komoly feladat az egyes közbeszerzési eljárásokban alkalmazott közbeszerzési dokumentumoknak a Rendelet szabályainak megfelelő testreszabása.

A jelen cikkben – a teljesség igénye nélkül – igyekszünk hasznos tippeket adni az ajánlatkérői oldalt (is) képviselő közbeszerző társainknak (felhívva a figyelmet az új szabályok által eszközölt, közbeszerzési dokumentumokat érintő változásokra, amellett, hogy a konkrét szöveges megfogalmazásokat a lebonyolítókra bízzuk) ahhoz, hogy eljárási dokumentumaikat hatékonyabban tudják az új szabályozás általános rendelkezéseihez igazítani.[1]

A lentiekben vastagon szedve emeljük ki a releváns jogszabályhelyeket és a hozzájuk társított instrukciókat.

Elöljáróban fontosnak tartjuk leszögezni, hogy az EKR alkalmazása következtében felértékelődik a gazdasági szereplők megfelelő tájékoztatása, ezáltal pedig az ajánlat és a részvételi jelentkezés elkészítésével kapcsolatban a Kbt. 57. § (1) b) pont szerinti, az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére szükséges információkról szóló tájékoztatás, mint közbeszerzési dokumentum.

 

Kommunikáció

A Rendelet 2. § (1) bekezdése a közbeszerzési eljárásban főszabályként kötelezővé teszi az EKR-ren keresztül írásban történő elektronikus kommunikációt, ezért közbeszerzési dokumentumokban nyújtott tájékoztatásban érdemes felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra a körülményre, hogy nyilatkozataik, kérdéseik, kérelmeik, részvételi jelentkezésük illetve ajánlatuk, stb. más módon nem nyújthatóak be.

Az elektronikustól eltérő kapcsolattartási forma alkalmazására a Rendelet 2. § (6) bekezdése és a 3. § (1) bekezdése szerint, kivételes esetekben és korlátozott mértékben van lehetőség. Amennyiben azonban az ajánlatkérő élni kíván a Rendelet 3. § (1) bekezdése által biztosított lehetőséggel, a közbeszerzési dokumentumokban ajánlott tájékoztatást nyújtani arról, hogy mely benyújtandó dokumentumok, nyilatkozatok, stb. esetén fog az ajánlatkérő az elektronikustól eltérő kapcsolattartási formát alkalmazni.

Ezen túlmenően a fent megjelölt jogszabályhelyek szerinti esetekben – különösen, ha a közbeszerzési eljárás közbeszerzési ellenőrzés mellett kerül lebonyolításra – javasolt a közbeszerzési dokumentumokban az eltérő kapcsolattartási forma alkalmazásának indokáról is tájékoztatást nyújtani.

Informatika

Az EKR alkalmazásának következtében a közbeszerzésben való részvétel új kommunikációs síkra terelődik, ahol az informatikai környezet adta lehetőségek és korlátok nem hagyhatóak figyelmen kívül. A Rendelet 5. § (2) bekezdése nyomán a közbeszerzési dokumentumok kötelező tartalmi elemévé válik az EKR-ben csatolt formában benyújtandó dokumentumok informatikai jellemzőire vonatkozó követelményekről szóló tájékoztatás. Ezen előírások körében az ajánlatkérőnek javasolt kitérnie az alkalmazható fájlformátumokra, a megengedett fájlméretére, adott esetben a fájlnév méretére. Érdemes lehet meghatározni, hogy ajánlattevő csak nem módosítható fájlok benyújtását fogadja el, amennyiben azonban van olyan dokumentum, amelynek a szerkeszthető formában (is) történő benyújtására szükség van, akkor erre feltétlenül ki kell térni. Praktikus, ha ajánlatkérő előre rögzíti, hogy mely fájlformátumok azok, amelyeket – a Kbt. az esélyegyenlőség és a rendeltetésszerű joggyakorlás alapelveinek megfelelve – biztosan nem fogad el.

 

Ajánlott felhívni a gazdasági szereplők figyelmét, arra hogy az informatikai követelményektől az ajánlattevők csak saját felelősségükre térhetnek el, továbbá arra hogy ajánlatkérő a Rendelet 11. § (2) és (3) bekezdését szükségszerűen alkalmazza.

 

Amennyiben az ajánlatkérő - szükség esetén - nem széles körben rendelkezésre álló alkalmazások/berendezések használatát követeli meg, a közbeszerzési dokumentumokban célszerű részletes tájékoztatást nyújtania arról, hogy a Rendelet 5. § (3) a)-b) pontok előírásainak való megfelelést ajánlatkérő milyen módon valósította meg az adott eljárásban. A tájékoztatásnak minimális tartalmi elemei lehetnek például az alkalmazandóként megjelölt berendezés/alkalmazás megnevezése, helyének/elektronikus elérési útvonalának megjelölése, adott esetben az ideiglenes kódok megkérésének/ajánlatkérő általi rendelkezésre bocsátása módjának ismertetése, annak megjelölése, hogy az alkalmazás/berendezés használata az ajánlat/részvételi jelentkezés mely részének összeállításához megkövetelt, stb.

 

Képviselet

Az EKR-en keresztül történő kommunikáció elkerülhetetlenné tette a képviseletre vonatkozó szabályok eljárás keretei közötti újragondolását. Fontos, hogy az ajánlattevők tisztában legyenek azzal, hogy az elektronikusan bonyolított közbeszerzési eljárásban – a korábbiakhoz képest újdonságként – a Rendelet 13. § (1) bekezdése új képviseleti vélelmet állít fel, ajánlatos tehát felhívni a figyelmet arra, hogy az eljárásban az a személy, aki az EKR-ben az gazdasági szereplő részéről a nyilatkozattételhez szükséges hozzáféréssel és jogosultsággal rendelkezik, az a gazdasági szereplő képviselőjének tekintendő, továbbá arra, hogy az EKR-ben kitöltött űrlap a gazdasági szereplő eredeti nyilatkozatának minősül.

 

Fontos változás, hogy az EKR-en keresztül történő részvételre jelentkezés, illetve ajánlattétel során a részvételi jelentkezés, illetve az ajánlat – közös jelentkezés/ajánlattétel esetén (is) – technikailag kizárólag egy gazdasági szereplő által (ez utóbbi a továbbiakban: Benyújtó) nyújtható be. A fent említett képviseleti vélelem nem érinti, és nem helyettesíti a közbeszerzési eljárásban közösen induló gazdasági szereplőkre kötelezően alkalmazandó Kbt. 35. § (2) bekezdése szerinti képviselő kijelölést, a Rendelet 13. § (3) bekezdése alapján az erre irányuló meghatalmazás a közös indulás esetén a közös részvételre jelentkezők, illetve közös ajánlattevők által megtenni előírt közös jelentkezésről/ajánlattételről szóló nyilatkozatnak, illetve együttműködési megállapodásnak továbbra is tartalmaznia kell. (Bár a meghatalmazás külön okiratban is megtehető, az imént említett megoldás alkalmazása a benyújtandó nyilatkozatok számának csökkentése és az egyező okirati forma miatt célravezetőbb megoldásnak tűnik.)

 

Bár a Rendelet egyértelműen, speciális felelősségi alakzatként szabályozza a Benyújtó felelősségét, célszerű felhívni a figyelmet arra, hogy a hivatkozott bekezdésre tekintettel a Benyújtónak, az általa elektronikusan megtett nyilatkozatok a rendelkezésére bocsátott adatoknak való megfelelősségéért való, a Rendelet 13. § (2) bekezdése szerinti felelőssége a közösen induló gazdasági szereplők szerződés teljesítéséért való, Kbt. 35. § (6) bekezdés szerinti egyetemleges felelősségét nem érinti.

 

Amennyiben az ajánlattevő/részvételre jelentkező az alkalmasságának igazolása során más személy szervezet (a továbbiakban: kapacitást nyújtó szervezet) kapacitására kíván támaszkodni, a Kbt. 67. § (1) és (3) bekezdése alapján be kell nyújtania a kapacitást nyújtó szervezet egységes európai közbeszerzési dokumentumát (a továbbiakban: ESPD), és adott esetben a kapacitást nyújtó szervezet által megtenni előírt további nyilatkozatokat. Azonban figyelemmel kell lenni arra – itt visszautalva az előző bekezdésben írtakra – hogy az EKR-ben a kapacitást nyújtó szervezet nyilatkozatait is – technikai okokból – csak a Benyújtó tudja megtenni. A közbeszerzési eljárásban való képviseletnek az erre az esetre irányadó szabályozását a Rendelet. 13. § (4) bekezdése tartalmazza, amelynek nyomán fel kell hívni a gazdasági szereplők figyelmét arra, hogy ebben az esetben az ajánlatnak/részvételi jelentkezésnek kötelező tartalmi elemét képező, a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerint csatolandó, kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak tartalmaznia kell tartalmaznia kell a kapacitást nyújtó szervezet által tett, az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező részére szóló meghatalmazást arra, hogy az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az adott szervezet képviseletében eljárhat.

 

Amennyiben a kapacitást nyújtó szervezet adatait az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező a gazdasági és pénzügyi alkalmasság igazolásához felhasználja, úgy az előző bekezdés szerinti meghatalmazást a részvételi jelentkezésben kell benyújtani.

 

Érdemes tájékoztatást nyújtani arról, hogy a Rendelet 13. § (3) és (4) bekezdései szerinti meghatalmazások a benyújtandó ajánlat/részvételi jelentkezés kötelező tartalmi elemei.

 

A közbeszerzési dokumentumok közzététele, elérése, érdeklődés az eljárás iránt

A Kbt. által 2015. november 1-től elindított elektronikus közzététel módja az EKR-ben lefolytatott eljárásokban egységesítésre kerül, a közzététel az EKR rendszerben valósul meg, így az eljárást megindító felhívásban a közbeszerzési dokumentumok elérhetőségeként a közbeszerzési dokumentumok EKR elérhetőségét kell megjelölni a Rendelet 14. § (1) bekezdése alapján.

A közbeszerzési dokumentumok EKR-en keresztüli elérhetősége következtében a Rendelet 20. § (3) bekezdése az EKR-en keresztül folytatott közbeszerzési eljárásokban megtiltja a közbeszerzési dokumentumoknak a legalább egy ajánlattevő/részvételre jelentkező, illetve az ajánlatban/jelentkezésekben megjelölt alvállalkozó általi kötelező átvételének előírását, így korábbi közbeszerzési dokumentumainkból a Kbt. 57. § (2) bekezdése alapján tett előírásokat törölni kell.

Az utóbbi bekezdésben hivatkozott a szabály egyértelműen mentesíti az ajánlattevőt annak kötelező bizonyítása alól, hogy a közbeszerzési dokumentumokat elérte, és bizonyos szemszögből nézve az ajánlatkérő számára is könnyebbséget jelent a bírálatot érintően.

(Megjegyezzük, a Kbt. 57. § (2) bekezdése alkalmazásának tilalma erősen aggályos a Kbt. 39.§ (2) bekezdése szerint elektronikusan rendelkezésre nem bocsátott közbeszerzési dokumentumok tekintetében, ugyanis utóbbiak elérése nélkül a közbeszerzési eljárás feltételrendszerének teljeskörű megismerése és ez által a megfelelő ajánlattétel/kellően megalapozott részvételre jelentkezés nehezen képzelhető el.)

 

A Kbt. szerinti terminológiát hivatott pontosítani a Rendelet 11. § (5) bekezdése, amelynek nyomán ajánlott felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra, hogy az eljárásban érdeklődő gazdasági szereplőnek csak az tekinthető, aki az eljárás iránti érdeklődését az eljárásra vonatkozóan az EKR-ben(!) jelezte. Azon gazdasági szereplők tekintetében ugyanis, amelyek érdeklődésüket csak az EKR-en kívül, egyéb módon (pl. e-mailben) jelezték, az ajánlatkérő mentesül a Kbt. által előírt egyidejű tájékoztatási, megküldési, értesítési kötelezettsége alól.

 

Benyújtás, visszavonás, bontás

A ”Kommunikáció” pontban már szót ejtettünk a benyújtás módjáról. Ezen túlmenően azonban, a Rendelet 15. § (3) bekezdésére tekintettel, indokolt tájékoztatni a gazdasági szereplőket arról, hogy ajánlatuk/részvételi jelentkezésüknek az ajánlattételi/részvételi határidő lejártáig (és nem a bontás időpontjáig) kell beérkeznie. Kiemelendő, hogy az ajánlattételi/részvételi határidőre a Rendelet 17. § (1) bekezdése nem alkalmazandó, ez ugyanis az egyes eljárási cselekmények határidejére vonatkozó szabály. Az ajánlattételi/részvételi határidőt befolyásoló üzemzavar esetén ugyanis az ajánlatkérő a Rendelet 16. § (1)-(3) bekezdéseiben foglaltak szerint köteles eljárni.

A Rendelet 17. § (1) bekezdése szerinti szabályra való hivatkozás mind a közbeszerzési dokumentumok tájékoztató részében, mind pedig az egyes eljárási cselekményekre vonatkozó konkrét felhívásokban – hiánypótlási felhívás, felvilágosítás-kérés, árindoklás-kérés, ajánlat fenntartására irányuló felkérés, stb. – indokolt.

A közbeszerzési dokumentumokban nyújtott tájékoztatásban a Rendelet 12. § (1) bekezdésében foglaltakra figyelemmel javasolt kiemelni, hogy az elektronikus dokumentum beérkezésének ideje minden esetben az automatikus visszaigazolásban szereplő időpont.

A felhívásban a benyújtás címeként a Rendelet 14. § (2) bekezdése alapján az EKR internetcíme jelölendő.

Az ajánlat/részvételi jelentkezések módosítására az EKR-en keresztül lefolytatott közbeszerzési eljárásokban is biztosított a lehetőség, azonban tanácsos felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra, hogy a Rendelet 18. §-a alapján – a Kbt. szabályozásától eltérően – a benyújtott részvételi jelentkezésük/ajánlatuk kizárólag annak visszavonását követően, új ajánlat/részvételi jelentkezés benyújtásával módosítható.

Indokolt tájékoztatást nyújtani az gazdasági szereplőknek arról a tényről, hogy az EKR a Rendelet 15. § (2) bekezdése alapján az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontására a benyújtási határidő lejártánál 2 órával később kezdi meg – mivel ez a Kbt. szabályaitól való jelentős eltérés. Összhangban a Kbt. 50. § (2) r) pontjával, a bontás időpontját – mint kötelező elemet – az ajánlati, ajánlattételi és a részvételi felhívásnak tartalmaznia kell. Az EKR rendszer a felhívások előkészítése során a benyújtási határidő rögzítése után automatikusan tölti ki a bontás időpontját (a benyújtási határidőhöz automatikusan „hozzáad” 2 órát).

 

A benyújtandó dokumentumokra vonatkozó előírások

A Rendelet 10. § (2) bekezdése alapján fontos felhívni a gazdasági szereplők figyelmét arra a körülményre, hogy amennyiben az ajánlatkérő valamely benyújtandó nyilatkozatra vonatkozóan űrlapot bocsátott rendelkezésre, úgy az űrlap kitöltése kötelező.

Amennyiben az eljárásban hitelesített dokumentum benyújtása kötelező, a közbeszerzési dokumentumokban elhelyezett tájékoztatásban ismertethetőek a Rendelet 10. § (3) bekezdése szerinti, a hitelesített dokumentumokra vonatkozó szabályok.

Hasonlóképp ajánlott a közvetlenül valamely követelés érvényesítésének alapjául szolgáló nyilatkozatok benyújtásával kapcsolatosan – a Rendelet 10. § (4) bekezdésére tekintettel – hivatkozni a polgári perrendtartásról 2016. évi CXXX. törvény 325. §-ának vonatkozó pontjaira.

A Rendelet 11. § (4) bekezdése az ajánlat/részvételre jelentkezés összeállítására vonatkozóan rendelkezik az üzleti titokká nyilvánított dokumentumok elhelyezésének módjáról. Tekintettel arra, hogy a rendelet kötelező jelleggel előírja, hogy a gazdasági szereplő az üzleti titkot tartalmazó dokumentum elkülönített elhelyezésére az EKR-ben erre szolgáló funkciót alkalmazza, ajánlatkérőnek érdekében áll, hogy tájékoztatást nyújtson arról, hogy az üzleti titokká nyilvánított dokumentumok e funkció alkalmazása nélkül történő elhelyezése nem fogadható el.

 

Az ajánlott nyilatkozat-mintákat érintő néhány változás

  • A Rendelet 20. § (4) bekezdése következtében az ajánlattevők/részvételre jelentkezők a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló törvény hatálya alá tartozásáról szóló nyilatkozatra (Kbt. 66. § (4) bekezdése szerinti nyilatkozat) nyilatkozatminta a továbbiakban már nem alkalmazandó – figyelemmel arra, hogy az hivatkozott nyilatkozat megtétele a Rendelet 6. § (7) bekezdése szerint történik.

 

  • A felolvasólapot az ajánlatkérőnek a Rendelet 11. § (1) bekezdése szerint minden esetben űrlap formájában kell elkészítenie.

 

  • Az egyszakaszos eljárásokban, valamint a többszakaszos eljárások ajánlattételi szakaszában az ajánlattevők részére a Rendelet 12. § (2) bekezdésének szabályai okán célszerű nyilatkozatmintát rendelkezésre bocsátani (a nyilatkozattételi kötelezettségről szóló, a közbeszerzési dokumentumokban/felhívásban tett előírások mellett) a kizáró okok fenn nem állását és az alkalmassági követelmények teljesülését bizonyító korábbi igazolások figyelembe vételét érintően. E nyilatkozatmintában célszerű lehetőséget biztosítani az arra, hogy az ajánlattevő nyilatkozzon arra vonatkozóan, hogy az eljárás során kívánja-e korábbi közbeszerzési eljárásban felhasznált nyilatkozat figyelembevételét, és ha igen, akkor konkrétan jelölje meg, hogy a nyilatkozattal érintett kizáró okok körét és alkalmassági követelmény(eke)t.

 

Bízunk abban, hogy a fent írtak segítséget nyújtanak az EKR-rel történő közbeszerzésre való felkészülés során.    

Szerző:

dr. Mester András közbeszerzési szakértő (Target Consulting)


[1] Cikkünk az elektronikus árlejtésre vonatkozó speciális szabályokat nem érinti.

Ügyfélkapu

Jelszóemlékeztető
további híreink

Aktuális

Növekvő verseny és százszázalékos átláthatóság

Növekvő verseny és százszázalékos átláthatóság

2018. január 25.

Növekvő verseny és százszázalékos átláthatóság a magyar közbeszerzési piacon

bővebben
Változtak az uniós közbeszerzési értékhatárok

Változtak az uniós közbeszerzési értékhatárok

2018. január 15.

A Közbeszerzési Hatóság Elnöke közzétette tájékoztatóját a 2018. január 1-jétől irányadó közbeszerzési értékhatárokról

bővebben